Apostila este o ștampilă sau un certificat eliberat de autoritățile competente ale unui stat semnatar al Convenției de la Haga, pentru actele oficiale întocmite în tara respectivă, care urmează să fie prezentate pe teritoriul unui alt stat semnatar al Convenției.

Scopul eliberării apostilei este autentificarea originii unui act oficial, pentru prevenirea utilizării unor acte false în vederea producerii de efecte juridice.

Procedura de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative emise de autorități ale administrației publice centrale sau locale, precum și de alte organe de autoritate administrativă din România, care organizează o activitate de interes public, în cadrul unor competente stricte stabilite prin lege, se desfasoară prin intermediul biroului apostilă organizat în cadrul instituțiilor prefectului.

Eliberarea apostilei este gratuită și se realizează de către institutia prefectului din județul în care:

• titularul actului sau soțul/soția ori o ruda pâna la gradul II a acestuia are domiciliul/ultimul domiciliu;

sau

• emitentul actului are sediul.

Prin excepție, certificatele de cazier judiciar și certificatele de stare civilă se pot apostila la orice instituție a prefectului.

Principalele categorii de acte oficiale pentru care se eliberează apostila în cadrul instituției prefectului:

1. acte referitoare la starea civilă: certificat de stare civilă (certificat de naștere, de căsătorie, de deces)*, extras de pe actele de stare civilă, act privind mențiunile înscrise pe actele de stare civilă, certificat de divorț pe cale administrativă;
2. acte care fac dovada schimbării numelui pe cale administrativă;
3. acte care atestă componența familiei (certificat, atestat);
4. certificate de atestare a domiciliului și a cetățeniei române;
5. certificate de cazier (judiciar, fiscal etc.)
6. acte care dovedesc calificarea într-o meserie: pregătirea profesională obținută în sistemul de formare profesională pentru adulți (certificat**/diplomă de absolvire, certificat de calificare profesională**), certificat de competențe profesionale, atestat privind calificarea – pregătire și experienta profesională), certificate de atestare (tehnico-profesională, pentru transportul rutier etc.), certificate/autorizații de traducator, certificate de pregătire profesională (în domeniul transportului rutier de mărfuri etc.), confirmarea autenticității certificatului (dobândit în domeniul transportului naval), adeverințe care atestă calificarea (de consilier juridic, pregătirea profesională a instructorilor de conducere auto etc.); Mențiune: documentele eliberate de furnizorii de formare profesională trebuie vizate de Comisia de Autorizare a Furnizorilor de Formare Profesională a Adulților.
7. acte privind recunoașterea calificării pentru activitățile profesionale din domeniul medical: certificat (de membru, de conformitate, profesional curent etc.), adeverință (de confirmare, de rezident, cu stagiile efectuate etc.), atestat (de liberă practică, de studii complementare etc.), recomandare;
8. acte cu caracter fiscal: certificat (de rezidență fiscală, de atestare fiscală privind impozitele plătite etc.), adeverință (de venit etc.);
9. acte referitoare la raporturile de muncă/serviciu (stagiul de cotizare, adeverințe prin care se atestă activitatea desfașurată, vechimea în muncă, în meserie și în specialitate etc.);
10. acte de studii (diplomă de bacalaureat – vizată de Inspectoratul Școlar Județean/al Municipiului București, diplomă de absolvire a școlii postliceale, diplomă de licență și anexele la aceasta: foi matricole, programe analitice), atestate de echivalare a studiilor, adeverințe (prin care se atestă calificarea profesională – redactată în limba româna și în limba engleza – etc.), vizate de Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor
11. acte ce au caracter medical (adeverința medicală, certificat de concediu medical, dovada de vaccinare, referat medical etc.), certificat de încadrare în grad de handicap, vizate de Direcția de Sănătate Publică Județeană/ a Municipiului București;
12. certificat provizoriu de înlocuire a cardului european de sănătate;
13. certificate de botez, certificate de cununie, sentința de divorț bisericesc, adeverințe – vizate de autoritatea superioară (episcopie, arhiepiscopie, mitropolie etc.);
14. alte acte ale autorităților administrației publice centrale și locale: atestat (pentru exercitarea profesiei de agent de pază și ordine, de detectiv particular, de persoană sau familie aptă să adopte etc.), autorizație (de procurare armă și muniție, de liberă practică, pentru desfășurarea activitătii de diriginte de șantier etc.), aviz (de exercitare a profesiei de asistent social, pentru desfășurarea activității de liberă practică medicală veterinară etc.), brevet de turism, decizie (de pensionare, medicală asupra capacității de muncă, privind încetarea/suspendarea plății ajutorului de șomaj, de acordare/suspendare a indemnizației pentru creșterea copilului, de acordare a alocației de stat pentru copii etc.), dispoziție (privind numirea unui curator/tutore etc.), hotărâre (privind plasamentul copilului), licența (de antrenor, de funcționare a societăților specializate sau a cabinetelor individuale de detectivi particulari, pentru transport public, de organizare a jocurilor de noroc etc.), permis (de armă, de vânătoare etc.);
15. extrase ale registrelor deținute de un organ al administrației publice, atestate, adeverințe și certificate prin care se confirmă exactitatea sau realitatea unui fapt, se atestă o anumită calitate sau un drept, în vederea valorificării anumitor drepturi (extras de carte funciară, extras din arhivele naționale sau acte privind calitatea de titular de alocație pentru copii ori faptul ca titularul nu are calitatea de asigurat, acte referitoare la dreptul la liberă circulație, la exercițiul drepturilor electorale, la calitatea de șomer etc.), eliberate în temeiul legii.

*cu excepția certificatelor de stare civilă eliberate de misiunile diplomatice ori de oficiile consulare ale Romaniei în străinatate.
**apostila nu se eliberează și pentru suplimentul descriptiv al certificatului.
Mențiune:
– în funcție de tipul documentului administrativ, pentru eliberarea apostilei se solicită anumite vize de la autoritățile și instituțiile superioare/coordonatoare;
– de regulă, eliberarea apostilei se face în aceeași zi, însă în anumite situații pot exista întârzieri datorate verificărilor specifice sau numărului de solicitări.

Principalele categorii de acte pentru care NU se eliberează apostila în cadrul instituției prefectului:
1. acte care urmează a fi folosite în state care nu sunt parte la Convenția de la Haga (Convenția Apostilă)*;
2. copii/traduceri după acte administrative**;
3. documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcționar al unei jurisdicții a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecatoresc, precum și declarațiile oficiale, cum ar fi: cele privind mențiuni de înregistrare, viza de învestire cu data certă și legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătura privată***;
4. acte sub semnatură privată**;
5. acte eliberate de misiunile diplomatice ori de oficiile consulare ale României în străinatate****;
6. acte de identitate, respectiv pașapoarte;
7. livrete de familie;
8. extrase multilingve ale datelor de stare civilă;
9. certificat de înregistrare a rezidenței pe teritoriul României;
10. diplome onorifice;
11. adeverințe de asigurat (care înlocuiesc cardul național de asigurări sociale de sănătate);
12. certificat de absolvire a cursului de infirmiere, eliberat de OAMGMAMR.

* în acest caz, solicitanții se vor adresa Ministerului Justiției, str. Apolodor nr. 17 sector 5, București, respectiv Ministerului Afacerilor Externe, Aleea Alexandru, nr. 24 sector 1, București, pentru supralegalizarea actelor.
** acest tip de acte pot fi legalizate; în această situație, apostila se elibereaza de camerele notarilor publici.
*** în această situație, apostila se eliberează de tribunale.
**** actele eliberate de misiunile diplomatice ori de oficiile consulare ale României în străinatate sunt scutite de la cerinta legalizării (inclusiv apostilării), potrivit Convenției de la Londra, ratificată de Romania prin Legea nr. 114/2011.
Notă: Aceste liste au fost întocmite în baza legislației în vigoare la data alcătuirii lor și au caracter orientativ.

Eliberarea apostilei poate fi solicitată de către:

• titularul actului;
• soțul/soția titularului actului ori o rudă până la gradul II cu titularul actului; în acest caz se vor prezenta documente care atestă relația, dacă aceasta nu rezultă din actul de identitate;
• o persoană juridică care a încheiat cu titularul actului un contract având ca obiect realizarea în numele acestuia a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei, prin reprezentant care prezintă delegaţie în acest sens;
• o altă persoană fizică, care prezintă procura notarială sau împuternicire avocațială;
• o misiune diplomatică sau un oficiu consular în Romania al unui stat semnatar al Convenței, dacă aceasta/acesta poate asigura transmiterea prin corespondență atât a documentelor necesare eliberării apostilei la instituția prefectului competența, cât şi a actelor pentru care s-a eliberat apostila către titularul acestora.

Solicitanții pot depune documentele și prin corespondență, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

1. actul pentru care se solicită eliberarea apostilei este însotit de celelalte documente necesare;
2. documentele sunt transmise printr-un serviciu de curierat rapid, cu confirmare de primire.

Excepții de la aplicarea convenției

I. Potrivit art. 1 paragraf 3 lit. a) din CONVENȚIA APOSTILĂ, apostila nu trebuie cerută pentru documentele întocmite de agenţi diplomatici sau consulari.

II. Potrivit art. 1 paragraf 3 lit. b) din CONVENȚIA APOSTILĂ, apostila nu trebuie cerută pentru documentele administrative care au legătură directă cu o operațiune comercială sau vamală.

III. Potrivit art. 3 paragraf 2 din CONVENȚIA APOSTILĂ, apostila nu ar trebui să fie cerută atunci când fie legile, regulamentele sau uzanţele în vigoare în statul în care actul urmează să fie prezentat, fie o înţelegere între două sau mai multe state contractante o înlătură, o simplifică sau scuteşte actul de supralegalizare”.

State cu care România a încheiat tratate, convenții bilaterale:

Albania, Austria, Belgia, Bosnia și Herțegovina, Bulgaria, Cehia, China – fără regiunile administrative Hong Kong şi Macao, Croația, Franța, Macedonia, Moldova, Mongolia, Muntenegru, Polonia, Federația Rusă, Serbia, Slovacia, Slovenia, Ucraina, Ungaria.

IV. Potrivit CONVENȚIEI DE LA LONDRA (Convenția europeană privind suprimarea cerinței legalizării pentru documentele întocmite de agenții diplomatici și funcționarii consulari, adoptată la Londra la 7 iunie 1968 si semnată de România la Strasbourg la 21 mai 2010, ratificată de România prin Legea nr. 114/2011), documentele întocmite de agenții diplomatici și funcționarii consulari sunt exceptate de la cerinţa oricărei legalizării„.

State semnatare – statele membre ale Consiliului Europei:

Albania, Andorra, Armenia, Austria, Azerbaidjan, Bosnaia și Herțegovina, Bulgaria, Cehia, Cipru, Croația, Danemarca, Elveția, Estonia, Franța, Finlanda, Georgia, Germania, Grecia, Irlanda, Islanda, Italia, Letonia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburg, Macedonia, Malta, Moldova, Monaco, Muntenegru, Norvegia, Polonia, Portugalia, Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord, România, Federația Rusă, San Marino, Serbia, Slovacia, Slovenia, Suedia, Spania, Turcia, Ucraina, Ungaria.

V. Potrivit art. 8 paragraf 2 din CONVENȚIA NR. 16 DE LA VIENA (Convenția Comisiei Internaţionale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976, ratificată de România prin Legea nr. 65/2012. Normele metodologice sunt aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 727/2013), apostila nu trebuie cerută pentru extrasele multilingve ale actelor de stare civilă.

State semnatare: Austria, Belgia, Bosnia și Herțegovina, Bulgaria, Croația, Elveția, Estonia, Franța, Germania, Italia, Lituania, Luxemburg, Macedonia, Moldova, Muntenegru, Țările de Jos, Polonia, Portugalia, România, Serbia, Slovenia, Spania, Turcia.

​Mai multe informații referitoare la apostila de la Haga sunt disponibile la secțiunea Activități/Apostilă