Apostila este o ștampilă sau un certificat eliberat de autoritățile competente ale unui stat semnatar al Convenției de la Haga, pentru actele oficiale întocmite în tara respectivă, care urmează să fie prezentate pe teritoriul unui alt stat semnatar al Convenției.

Scopul eliberării apostilei este autentificarea originii unui act oficial, pentru prevenirea utilizării unor acte false în vederea producerii de efecte juridice.

Procedura de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative emise de autorități ale administrației publice centrale sau locale, precum și de alte organe de autoritate administrativă din România, care organizează o activitate de interes public, în cadrul unor competente stricte stabilite prin lege, se desfasoară prin intermediul biroului apostilă organizat în cadrul instituțiilor prefectului.

Eliberarea apostilei este gratuită și se realizează de către institutia prefectului din județul în care:

• titularul actului sau soțul/soția ori o ruda pâna la gradul II a acestuia are domiciliul/ultimul domiciliu;

sau

• emitentul actului are sediul.

Prin excepție, certificatele de cazier judiciar și certificatele de stare civilă se pot apostila la orice instituție a prefectului.

IMPORTANT! Solicitanții pot opta ca, înainte de a depune documentele la biroul apostilă, să se deplaseze personal la sediul instituțiilor implicate (sau al structurilor teritoriale ale acestora) în vederea verificării semnăturii, a calitătii în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, a identității ștampilei sau a sigiliului pe care le poartă actul pentru care se solicită eliberarea apostilei.Începând cu data de 16 februarie 2019 a intrat în vigoare Regulamentul (UE) 2016/1191 al Parlamentului European și al Consiliului din 6 iulie 2016 privind promovarea liberei circulații a cetățenilor prin simplificarea cerințelor de prezentare a anumitor documente oficiale în Uniunea Europeană și de modificare a Regulamentului (UE) nr. 1024/2012, în baza căruia documentele oficiale precizate la art. 2 din Regulament și copiile lor certificate sunt scutite de toate obligațiile de legalizare și de alte formalități similare, respectiv pentru documentele care stabilesc unul sau mai multe dintre următoarele elemente: nașterea, faptul că o persoană este în viață, decesul, numele, căsătoria, inclusiv capacitatea de căsătorie și starea civilă, divorțul, separarea de drept sau anularea căsătoriei, parteneriatul înregistrat, inclusiv capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat și statutul de parteneriat înregistrat, desfacerea unui parteneriat înregistrat, separarea de drept sau anularea unui parteneriat înregistrat, filiația, adopția, domiciliul și/sau reședința, cetățenia, absența cazierului judiciar, cu condiția ca astfel de documente oficiale să fie emise pentru un cetățean al Uniunii de către autoritățile din statul membru al cărui cetățean este acesta.
Regulamentul se aplică și în cazul documentelor oficiale a căror prezentare poate fi solicitată cetățenilor Uniunii care își au reședința într-un stat membru fără a fi și cetățenii statului membru respectiv, în cazul în care aceștia doresc să voteze și/sau să candideze la alegerile pentru Parlamentul European sau la alegerile locale în statul lor membru de reședință, în condițiile prevăzute de Directiva 93/109/CE și, respectiv, de Directiva 94/80/CE a Consiliului.Regulamentul nu se aplică în ceea ce privește documentele oficiale eliberate de autoritățile dintr-un stat terț, precum și copiilor certificate ale acestor documente, întocmite de autoritățile unui stat membru.De asemenea, Regulamentul nu se aplică în ceea ce privește recunoașterea într-un stat membru a efectelor juridice asociate conținutului documentelor oficiale eliberate de autoritățile unui alt stat membru.