Procedura are ca scop reglementarea condiţiilor specifice de eliberare a documentelor medicale solicitate de către pacienţi / aparţinători / împuterniciţi precum şi a condiţiilor de transmitere a datelor medicale ale pacientului.

Eliberarea documentelor medicale solicitate de către pacienţi / aparţinători / împuterniciţi se realizează în strictă concordanţă cu prevederile OMS 1410/2016 privind aprobarea Normelor de aplicare a Legii drepturilor pacientului nr. 46/2003, urmărindu-se respectarea următoarelor reguli:

1) Solicitarea privind comunicarea datelor medicale personale se adresează de către pacienţi / aparţinători / împuterniciţi, în scris, prin completarea formularului „Solicitare privind comunicarea documentelor medicale personale“, prevăzut în anexa nr. 3 la OMS 1410/2016. Respectivul formular se aprobă de către comandantul spitalului şi este repartizat Serviciului Evaluare și Statistică Medicală pentru soluţionare.

2) În cazul minorilor, majorilor fără discernământ şi a majorilor cu pierdere temporară a capacităţii de exerciţiu, solicitantul trebuie să facă dovada că are calitatea de aparţinător / reprezentant legal.

3) În cazul persoanelor împuternicite care solicită documente medicale ale pacienţilor, acestea este necesar să anexeze ”Acordul pacientului privind comunicarea datelor medicale” prevăzut în anexa nr. 5 la OMS 1410/2016.

4) Eliberarea copiilor documentelor medicale solicitate se face de către persoana nominalizată de către şeful Serviciului Evaluare și Statistică Medicală împreună cu gestionarul fondului arhivistic, în termen de 48 de ore de la înregistrarea la sediul instituției.

5) Eliberarea copiilor documentelor medicale solicitate are loc după completarea de către pacienţi / aparţinători / împuterniciţi a formularului „Declaraţie privind comunicarea documentelor medicale personale“, prevăzut în anexa nr. 4 la OMS 1410/2016, cu modificările și completările ulterioare, la sediul instituției.

Reglementarea procesului de eliberare a documentelor medicale solicitate de către pacienţi/ aparţinători/ împuterniciţi sau alte persoane, îndreptăţite să aibă acces la informaţii, potrivit legii are ca principale scopuri:

a) Pacientul are acces neîngrădit la datele medicale personale, în condiţiile legii. Accesul pacientului la datele medicale poate fi direct sau indirect – prin aparţinătorii legali sau prin intermediul medicilor nominalizaţi de acesta în Anexa nr.5 la norme “Acordul pacientului privind comunicarea datelor medicale personale” (Legea 46/2003 actualizată).

b) Toate informaţiile privind starea pacientului, rezultatele investigaţiilor, diagnosticul, tratamentul, datele personale sunt confidenţiale, chiar şi după decesul acestuia. Aceste informaţii pot fi furnizate numai în cazul în care pacientul îşi dă consimţământul în mod explicit sau dacă legea o cere în mod expres. În cazul în care informaţiile sunt necesare altor furnizori de servicii medicale acreditaţi, implicaţi în tratarea pacientului, acordarea consimţământului nu mai este obligatorie. (Legea 46/2003 actualizată).

c) În situaţia în care pacientul s-a aflat în imposibilitatea de a-şi exprima acordul şi a intervenit decesul acestuia, datele cu caracter confidenţial din foaia de observaţie, informaţii privind starea pacientului, rezultatele investigaţiilor, diagnosticul, prognosticul, tratamentul, datele personale, pot fi furnizate, la cerere, următoarelor persoane, în ordinea de mai jos:

- soţului supravieţuitor;

- descendenţilor;

- ascendenţilor/tutorilor;

- rudelor în linie colaterală până la al patrulea grad inclusiv.

d) Situaţiile în care pacientul se află în imposibilitate de a-şi exprima acordul sunt următoarele:

1) stare comatoasă.

2) stare de inconştienţă.

3) incapacitate fizică care face imposibilă exprimarea acordului.

Persoanele prevăzute la lit.c) vor depune la conducerea unităţii sanitare o declaraţie pe propria răspundere, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 6 la OMS 1410/2016, cu modificările și completările ulterioare.