Apostila este o ștampilă sau un certificat eliberat de autoritățile competente ale unui stat semnatar al Convenției de la Haga, pentru actele oficiale întocmite în tara respectivă, care urmează să fie prezentate pe teritoriul unui alt stat semnatar al Convenției.

Scopul eliberării apostilei este autentificarea originii unui act oficial, pentru prevenirea utilizării unor acte false în vederea producerii de efecte juridice.

Procedura de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative emise de autorități ale administrației publice centrale sau locale, precum și de alte organe de autoritate administrativă din România, care organizează o activitate de interes public, în cadrul unor competente stricte stabilite prin lege, se desfasoară prin intermediul biroului apostilă organizat în cadrul Instituțiilor Prefectului.

Eliberarea apostilei este gratuită și se realizează de către Institutia Prefectului din județul în care:

-titularul actului sau soțul/soția ori o ruda pâna la gradul II a acestuia are domiciliul/ultimul domiciliu; sau

-emitentul actului are sediul.

Prin excepție, certificatele de cazier judiciar și certificatele de stare civilă se pot apostila la orice instituție a prefectului.

IMPORTANT! Solicitanții pot opta ca, înainte de a depune documentele la biroul apostilă, să se deplaseze personal la sediul instituțiilor implicate (sau al structurilor teritoriale ale acestora) în vederea verificării semnăturii, a calitătii în care a acționat semnatarul actului și, dacă este cazul, a identității ștampilei sau a sigiliului pe care le poartă actul pentru care se solicită eliberarea apostilei. În aceasta situație, în conformitate cu prevederile Memorandumului cu tema „Măsuri necesare pentru îmbunatațirea activității serviciilor publice”, eliberarea apostilei se face in termen de 2 ore.

Eliberarea apostilei poate fi solicitată de către:

-titularul actului;

-soțul/soția titularului actului ori o rudă până la gradul II cu titularul actului; în acest caz se vor prezenta documente care atestă relația, dacă aceasta nu rezultă din actul de identitate;

-o persoană juridică care a încheiat cu titularul actului un contract având ca obiect realizarea în numele acestuia a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei, prin reprezentant care prezintă delegaţie în acest sens;

-o altă persoană fizică, care prezintă procura notarială sau împuternicire avocațială;

-o misiune diplomatică sau un oficiu consular în Romania al unui stat semnatar al Convenței, dacă aceasta/acesta poate asigura transmiterea prin corespondență atât a documentelor necesare eliberării apostilei la instituția prefectului competența, cât şi a actelor pentru care s-a eliberat apostila către titularul acestora.

Începând cu data de 16 februarie 2019 a intrat în vigoare Regulamentul (UE) 2016/1191 al Parlamentului European și al Consiliului din 6 iulie 2016 privind promovarea liberei circulații a cetățenilor prin simplificarea cerințelor de prezentare a anumitor documente oficiale în Uniunea Europeană și de modificare a Regulamentului (UE) nr. 1024/2012, în baza căruia documentele oficiale precizate la art. 2 din Regulament și copiile lor certificate sunt scutite de toate obligațiile de legalizare și de alte formalități similare (apostila), respectiv pentru documentele care stabilesc unul sau mai multe dintre următoarele: nașterea; faptul că o persoană este în viață; decesul; numele; căsătoria, inclusiv capacitatea de căsătorie și starea civilă;divorțul, separarea de drept sau anularea căsătoriei; parteneriatul înregistrat, inclusiv capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat și statutul de parteneriat înregistrat;desfacerea unui parteneriat înregistrat, separarea de drept sau anularea unui parteneriat înregistrat; filiația; adopția; domiciliul și/sau reședința; cetățenia; absența cazierului judiciar, cu condiția ca astfel de documente oficiale sa fie emise pentru un cetățean al Uniunii Europene de către autoritățile din statul membru al cărui cetățean este acesta.

Menționăm că Regulamentul nu modifică Convenția Apostilă și solicitanții pot opta, în continuare, pentru eliberarea apostilei, în vederea folosirii documentelor în statele membre U.E.

​Mai multe informații referitoare la apostila de sunt disponibile la secțiunea Apostilă.