Procedura se adreseaza persoanelor fizice sau juridice care doresc sa se autorizeze pentru a presta servicii în domeniul arhivistic, în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicata. Arhivele Naționale autorizeaza operatorii economici pentru 5 servicii arhivistice prelucrare arhivistica, pastrare și conservare, utilizare, restaurare și legatorie. Se va plati o taxa de 1790 lei pentru fiecare solicitare de autorizare în contul fiecarei structuri județene a Arhivelor Naționale în contul deschis la Trezorerie având simbolul 20A340100 ”Venituri din taxe pentru eliberari de permise și certificate” pe CIF 6563755 Arhivele Nationale pentru efectuarea de încasări în numerar sau POS sau în contul RO83TREZ70520340101xxxxx (CIF 6563755), deschis la Trezoreria sector 5, pentru plățile prin virament.I. Etapa informarii Cererea tip și documentele necesare autorizarii sunt publicate pe site-ul Arhivelor Naționale, se adaugă un acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal .II. Etapa evaluarii Operatorii vor depune dosarul la structura județeana a Arhivelor Naționale unde își au sediul social. În 5 zile de la depunerea documentației, Arhivele Naționale vor comunica operatorului daca documentația este completa sau nu, sau anumite documente nu sunt relevante. În cazul în care documentația nu este completa, operatorul are obligația de-a o completa în 30 de zile, altfel aceasta se claseaza. Daca documentația este completa sau completata, Arhivele Naționale vor efectua un control pentru verificarea condițiilor de autorizare, în urmatoarele 15 de zile de la înregistrarea dosarului sau completarea documentației. Dupa efectuarea controlului, în funcție de constatari, Arhivele Naționale vor elibera autorizația sau nu.

În baza prevederilor art. 31 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să obțină din partea Arhivelor Naționale avizarea personalului responsabil cu arhiva în cadrul instituției.În acest sens, se vor depune trimite, cu adresa, actul de numire ca responsabil cu arhiva și fișa postului, completata cu atribuțiile pe linie de arhiva, și eventual diplome/certificate privind formarea profesionala în domeniul arhivistic și un acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal la structura județeana a Arhivelor Naționale unde își are sediul social. Dacă documentația nu este completa, sau documentele nu sunt completate corect, Arhivele Naționale vor înștiința în acest sens creatorul/deținătorul în 5 zile de la înregistrarea adresei. Aceștia au obligația sa-și completeze documentele în termen de 30 de zile, altfel documentația se clasează.Dacă documentația este completa, și responsabilul are o calificare în domeniu, dovedita prin diplome/certificate, Arhivele Naționale vor elibera un aviz definitiv, cu menținea ca dacă în urma unui control din partea Arhivelor Naționale se constata deficiențe, acesta va fi retras. Dacă documentația este completă, dar responsabilul numit nu are o calificare în domeniu, avizul nu i se va acorda și instituția va fi anunțată în acest sens.

Arhivele Naționale eliberează copii, extrase și certificate de pe documentele pe care le dețin. Solicitantul va depune la biroul relații cu publicul al fiecărui serviciu județean, prin poștă sau prin e-mail o cerere de eliberare a documentului, un acord privind prelucrarea datelor si documente din care rezulta ca e persoana indreptatita . Dacă în urma cercetării, se constată că documentul solicitat există, se va plăti suma de 90 de lei/act, la Trezorerie, în contul având simbolul 20A330800 - venituri din prestari servicii pe CIF 6563755 pentru efectuarea de încasări în numerar/POS sau în contul RO13TREZ70520330108XXXXX (CIF 6563755) pentru virament bancar.

Procedura stabilește modalitatea de recunoaștere a calificării în profesia de arhivist și arhivar pentru persoanele care au obținut o astfel de calificare în statele membre ale Uniunii Europene, în Spațiul Economic European și în Confederația Elvețiană și care doresc să se stabilească permanent în România, . Controlul din partea Arhivelor Naționale este proporțional.

Solicitantul depune la sediul ANR, la sediile structurilor subordonate sau prin PCUe: o cerere (vezi modelul), însoțită de acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal, de documente care atestă calificarea în domeniul arhivistic (acte de studiu, certificate, diplome privind formare profesională ca și arhivist și arhivar), acte de identitate, actele de stare civilă (după caz) și o dovadă eliberată de autoritatea competentă/administrativă judiciară sau orice altă entitate competentă din statul de proveniență că nu i s-a interzis exercitarea profesiei, precum și un atestat privind cunoașterea limbii române eliberat de Institutul Limbii Române sau de o autoritate/instituție/organism abilitat. Documentele vor fi depuse în copii simple.

În termen de 90 de zile de la depunerea solicitării conducerea Arhivelor Naționale va emite o dispoziție care va fi comunicată solicitantului, în termen de 15 zile de la emitere.

Proba de aptitudini:

Dacă în urma evaluării documentației depuse se constată diferențe substanțiale prin raportare la competențele stabilitate prin standarde ocupaționale din România, se dispune susținerea unei probe de aptitudini.

Susținerea se aprobă în 30 de zile de la data înregistrării solicitării, și se comunică aplicantului în termen de 5 zile de la aprobare.

Organizarea susținerii probei se realizează la sediul Arhivelor Naționale, în termen de cel mult de 6 luni de la decizia inițială privind obligativitatea susținerii acestor măsuri.

În maxim 15 zile li se eliberează adeverință, care se transmite solicitantului și în copie prin PCUe.

Procedura stabilește modalitatea de recunoaștere a calificării în profesiile de arhivist și arhivar pentru persoanele care au obținut o astfel de calificare în statele membre ale Uniunii Europene, în Spațiul Economic European și în Confederația Elvețiană și care doresc să exercite temporar profesia în România. Controlul din partea Arhivelor Naționale va fi proporțional.

Solicitantul depune la sediul ANR, la sediile structurilor subordonate sau prin PCUe: o declarație prealabilă (care trebuie să cuprindă durata prestării, natura, locul de desfășurare a activității, domeniul de asigurare sau alte măsuri de protecție personală ori colectivă privind responsabilitatea profesională de care solicitantul beneficiază în statul de stabilire , precum și orice modificări care au intervenit asupra dreptului de exercitare a profesiei), însoțită de acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal, de documente care atestă calificarea în domeniul arhivistic (acte de studiu, certificate, diplome privind formarea profesională ca arhivist sau arhivar), acte de identitate (după caz) și-o dovadă eliberată de autoritățile competente/administrative/judiciare sau orice altă entitate competentă din statul de proveniență că nu i s-a interzis exercitarea profesiei, precum și un atestat privind cunoașterea limbii române eliberat de Institutul Limbii Române sau de o autoritate/instituție/ organism abilitat. Documentele vor fi depuse în copii simple.

În termen de 30 de zile, conducerea Arhivelor va emite o adeverință care va fi comunicată solicitantului în termen de 15 zile de la emitere.

Aceasta procedura se adreseaza persoanelor juridice care doresc sa se autorizeze ca Centre de Formare pentru calificarile de arhivist si arhivar. În acest sens este obligatorie avizarea programelor de catre Arhivele Nationale. Adresa de înaintare si programa aprobata de persoana care conduce centrul de formare, însoțite de un acord privind prelurarea datelor cu caracter personal se transmit la sediul central al Arhivelor Nationale. Pe site-ul Arhivelor Nationale sunt afisate programele cadru elaborate de institutie si care trebuie respectate în totalitate de cei care doresc sa se autorizeze ca centre de formare în domeniul arhivistic.