În baza prevederilor art. 31 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să obțină din partea Arhivelor Naționale avizarea personalului responsabil cu arhiva în cadrul instituției.În acest sens, se vor depune trimite, cu adresa, actul de numire ca responsabil cu arhiva și fișa postului, completata cu atribuțiile pe linie de arhiva, și eventual diplome/certificate privind formarea profesionala în domeniul arhivistic și un acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal la structura județeana a Arhivelor Naționale unde își are sediul social. Dacă documentația nu este completa, sau documentele nu sunt completate corect, Arhivele Naționale vor înștiința în acest sens creatorul/deținătorul în 5 zile de la înregistrarea adresei. Aceștia au obligația sa-și completeze documentele în termen de 30 de zile, altfel documentația se clasează.Dacă documentația este completa, și responsabilul are o calificare în domeniu, dovedita prin diplome/certificate, Arhivele Naționale vor elibera un aviz definitiv, cu menținea ca dacă în urma unui control din partea Arhivelor Naționale se constata deficiențe, acesta va fi retras. Dacă documentația este completă, dar responsabilul numit nu are o calificare în domeniu, avizul nu i se va acorda și instituția va fi anunțată în acest sens.